Werkbon of factuur: wat stuur je wanneer?

Veel vakmensen gebruiken de termen werkbon en factuur door elkaar. Toch zijn het twee heel verschillende documenten met een ander doel, een andere timing en andere verplichtingen. In dit artikel leg je precies uit wat het verschil is, wanneer je welk document gebruikt, en wat er op elk document moet staan.

Het kortste antwoord

Een werkbon beschrijft wat er gedaan is. Een factuur vraagt om betaling. Je stuurt ze op verschillende momenten, voor verschillende doelen.

Wat is een werkbon precies?

Een werkbon is een intern document dat je meeneemt naar een klus. Het beschrijft welke werkzaamheden er zijn uitgevoerd, bij welke klant, op welk adres en op welke datum. Vaak laat je de klant ter plekke tekenen als bewijs van oplevering.

Er zijn geen wettelijke eisen aan een werkbon — het is geen belastingdocument. Je maakt hem voor je eigen administratie en als bewijs tegenover de klant.

Wanneer gebruik je een werkbon?

• Bij spoedreparaties — geen tijd voor een offerte, maar je wil wel vastleggen wat er gedaan is
• Bij terugkerende klanten — bijv. een onderhoudscontract waarbij je meerdere keren per jaar langskomt
• Als bewijs van oplevering — klant tekent ter plekke, zodat je later niet in discussie komt over wat er afgesproken was
• Bij werk in opdracht van een bedrijf — opdrachtgevers vragen vaak om een werkbon vóór ze een factuur accepteren

Wat is een factuur precies?

Een factuur is een officieel betalingsverzoek. Als ZZP'er of ondernemer ben je wettelijk verplicht een factuur te sturen bij elke levering van diensten of goederen. De Belastingdienst schrijft voor welke gegevens er op moeten staan.

Wat moet er verplicht op een factuur staan?

• Jouw volledige naam/bedrijfsnaam, adres en BTW-nummer
• KvK-nummer
• Naam en adres van de klant
• Factuurdatum en een uniek, oplopend factuurnummer
• Omschrijving van de geleverde diensten of producten
• Bedrag exclusief BTW, het BTW-tarief (9% of 21%) en BTW-bedrag
• Totaalbedrag inclusief BTW
• Betalingstermijn

Kunnen werkbon en factuur samen?

Ja — en dat is eigenlijk de meest professionele aanpak voor veel vakmensen. De combinatie werkt als volgt:

1. Vóór de klus — stuur een offerte met de werkzaamheden en prijs
2. Tijdens of na de klus — leg het uitgevoerde werk vast op een werkbon, laat de klant tekenen
3. Na afronding — stuur een factuur op basis van de werkbon en de offerte

De werkbon en de factuur hoeven niet apart te zijn. Sommige vakmensen maken een document dat als werkbon dient bij afronding én als factuur achteraf. Zorg dan wel dat alle verplichte factuurelementen erin staan.

Wat als je alleen een werkbon stuurt zonder factuur?

Dan heb je formeel geen betalingsverzoek gedaan. Een werkbon alleen is geen factuur. Als je BTW-plichtig bent (wat bijna alle ZZP-vakmensen zijn), ben je verplicht een factuur te sturen. Doe je dat niet, dan overtreed je de fiscale regels.

Bovendien: zonder factuur heeft de klant geen officieel document voor zijn eigen boekhouding. Dat kan betaling vertragen of weigering rechtvaardigen — zeker bij zakelijke klanten.

Wat als je alleen een factuur stuurt zonder werkbon?

Dat is wettelijk gezien prima — een factuur is verplicht, een werkbon niet. Maar je mist dan het bewijs van wat er precies gedaan is en dat de klant akkoord was. Dat kan bij discussie achteraf lastig zijn.

Voor kleine klussen bij vaste klanten is een factuur zonder werkbon prima. Voor grotere projecten of nieuwe klanten is een werkbon als bewijs van oplevering sterk aan te raden.

Praktisch advies per situatie

Werkbon en factuur met Klusboek

Met Klusboek maak je werkbonnen en facturen vanuit dezelfde klus en dezelfde werkregels. Voeg werkzaamheden toe op de kluspagina, laat de klant digitaal een offerte accepteren, en zet de goedgekeurde regels met één klik om naar een factuur. Geen dubbel invoerwerk, geen losse documenten.

Een gratis werkbon maken zonder account? Dat kan via de gratis werkbon generator.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een werkbon en een factuur?

Een werkbon beschrijft wat er gedaan is en bevat meestal geen definitief bedrag; een factuur is een officieel betalingsverzoek met bedrag inclusief BTW. Een werkbon is niet wettelijk verplicht, een factuur wel als je BTW-plichtig bent.

Is een werkbon wettelijk verplicht?

Nee, een werkbon is geen belastingdocument en er gelden geen wettelijke eisen aan. Een factuur is voor BTW-plichtige ondernemers wel verplicht.

Kun je een werkbon en factuur combineren?

Ja. Veel vakmensen leggen het werk eerst vast op een getekende werkbon en sturen daarna een factuur op basis daarvan. Sommigen combineren beide in één document, mits alle verplichte factuurelementen erop staan.

Moet de klant een werkbon ondertekenen?

Wettelijk niet verplicht, maar wel sterk aan te raden — een getekende werkbon is bewijs dat de klant akkoord ging met het uitgevoerde werk.