Kilometerregistratie voor de belasting: wat moet je bijhouden?

Als ZZP-vakman rij je elke dag kilometers voor je werk — naar klanten, naar de bouwmarkt, terug naar huis. Die kilometers zijn aftrekbaar van de belasting: €0,23 per kilometer in 2026. Maar de Belastingdienst stelt strikte eisen aan de manier waarop je dit bijhoudt. In dit artikel lees je precies wat er nodig is en hoe je het zo makkelijk mogelijk doet.

Waarom kilometerregistratie loont

Als ZZP'er mag je zakelijke kilometers aftrekken als bedrijfskosten. Dat geldt ook als je een privéauto hebt — de zogenaamde kilometervergoeding van €0,23 per kilometer is belastingvrij. Rij je 15.000 zakelijke kilometers per jaar, dan verlaag je je belastbaar inkomen met €3.450.

Dat lijkt misschien weinig, maar in de praktijk rijden vakmensen vaak 20.000 tot 30.000 zakelijke kilometers per jaar. Bij 25.000 km gaat het om €5.750 belastingaftrek — bij een IB-tarief van 37% scheelt dat ruim €2.127 netto per jaar.

Wat zijn zakelijke kilometers?

Niet elke rit telt als zakelijk. De Belastingdienst onderscheidt drie soorten:

• Zakelijk — ritten van en naar een klant, naar de bouwmarkt voor materialen, naar de bank, accountant of andere zakelijke afspraken
• Woon-werkverkeer — ritten tussen jouw huis en een vaste werkplek. Voor ZZP'ers gelden deze als zakelijk als je geen vaste werkplek hebt
• Privé — ritten voor persoonlijke doeleinden; niet aftrekbaar

Wat moet je per rit bijhouden?

De Belastingdienst schrijft voor dat je rittenadministratie minimaal de volgende gegevens bevat:

Optioneel maar handig: de naam van de klant of het klusnummer. Zo kun je later ook per klus zien hoeveel kilometers je gemaakt hebt.

Voorbeeld: kwartaaloverzicht rittenadministratie

De meeste ZZP'ers dienen vier keer per jaar BTW-aangifte in. Het is handig om ook je rittenadministratie per kwartaal samen te vatten. Zo ziet dat eruit:

Hoe lang moet je de administratie bewaren?

De wettelijke bewaarplicht voor zakelijke administratie is 7 jaar. Dat geldt ook voor je rittenadministratie. Bewaar je overzichten dus niet alleen voor je jaaraangifte, maar ook voor eventuele controles daarna.

Privéauto of zakelijke auto: wat verandert er?

Privéauto (eigen auto)

Je trekt €0,23 per zakelijke kilometer af als bedrijfskosten. De werkelijke autokosten (brandstof, onderhoud, verzekering) trek je niet apart af — die zitten al verrekend in de kilometervergoeding. Simpel en administratief licht.

Auto op naam van de zaak (zakelijke auto)

Je trekt alle werkelijke kosten af (afschrijving, brandstof, verzekering, onderhoud). Wel moet je 16% van de cataloguswaarde bijtellen als je de auto ook privé rijdt — tenzij je minder dan 500 km privé rijdt per jaar en dat aantoont met een sluitende kilometeradministratie. De kilometervergoeding van €0,23 geldt hier niet.

Mag je een schatting gebruiken?

Nee. De Belastingdienst vereist een sluitende rittenadministratie — dat betekent iedere rit afzonderlijk genoteerd, niet een maandelijkse schatting. Bij een belastingcontrole wordt je administratie getoetst op volledigheid en consistentie. Ontbreken er ritten of kloppen adressen niet, dan kan de aftrek worden geweigerd.

Hoe houd je het bij zonder gedoe?

De meeste vakmensen beginnen met een notitieboekje of een Excel-bestand. Dat werkt, maar het is makkelijk om ritten te vergeten — zeker op drukke dagen. De handigste aanpak:

1. Noteer de rit direct — nog in de auto, voordat je naar binnen gaat
2. Gebruik een app die adressen onthouwt en afstanden automatisch berekent
3. Koppel ritten aan klussen — dan heb je per project ook een overzicht van de reistijd
4. Maak per kwartaal een export — voor de BTW-aangifte én als archief

Met Klusboek voer je vertrek en bestemming in, de afstand wordt automatisch berekend. Je koppelt de rit aan een klus en downloadt per kwartaal een overzicht als PDF. Zo voldoe je aan alle eisen zonder een aparte app of spreadsheet.

Veelgestelde vragen

Hoeveel mag je aftrekken per zakelijke kilometer?

In 2026 is de belastingvrije kilometervergoeding €0,23 per zakelijke kilometer, ongeacht of je een privé- of zakelijke auto rijdt.

Wat moet je per rit bijhouden voor de Belastingdienst?

Minimaal de datum, het vertrek- en bestemmingsadres, het aantal gereden kilometers en het zakelijke doel van de rit.

Mag je kilometers achteraf schatten?

Nee. De Belastingdienst vereist een sluitende rittenadministratie waarin je elke rit afzonderlijk vastlegt, geen maandelijkse schatting.

Hoe lang moet je je rittenadministratie bewaren?

De wettelijke bewaarplicht is 7 jaar, net als voor de rest van je zakelijke administratie.